Điều này đã từng xảy ra với tất cả chúng ta: bạn có một tập tin muốn chia sẻ hoặc trình bày đẹp mắt trên bất kỳ thiết bị di động nào, và bạn đang tự hỏi làm thế nào để tải xuống dưới dạng PDF từ điện thoại. Trên Android, với các ứng dụng Google được cài đặt sẵn, việc này thật dễ dàng; điều quan trọng là phải xác định rõ ứng dụng bạn đang sử dụng và các tùy chọn mà mỗi ứng dụng cung cấp. Google Docs, Sheets hoặc Slides (không chỉ Google Drive) cho chuyển đổi và tải xuống thành PDF mà không cần cài đặt thêm bất cứ thứ gì khác.
Điều quan trọng nữa là phải hiểu tại sao tùy chọn PDF đôi khi không xuất hiện hoặc tại sao tệp kết quả trông không giống hệt nhau. Có những mẹo như "Lưu dưới dạng Google Tài liệu", Chế độ “In” để xuất sang PDF và thậm chí là liên kết trực tiếp với /export?format=pdf giúp bạn thoát khỏi rắc rối khi tùy chọn chuẩn không khả dụng hoặc hoạt động bất thường.
Những gì bạn có thể (và không thể) chuyển đổi từ Android bằng Google
Trước khi bắt đầu nhấn nút, chúng ta hãy làm rõ vấn đề: Google Drive là nơi lưu trữ và xem dữ liệu của bạn, nhưng không phải là công cụ chuyển đổi.. Drive xem trước mọi thứ, đúng vậy, nhưng nếu bạn tải xuống từ chế độ xem đó, bạn sẽ nhận được tệp chính xác như lúc tải lên, mà không cần thay đổi định dạng. Phép thuật chuyển đổi là do chúng thực hiện. Google Docs, Sheets và Slides.
Quy tắc thực tế rất đơn giản: Nếu tệp được mở để chỉnh sửa trong Docs, Sheets hoặc Slides, thì tệp đó có thể được xuất sang các định dạng khác (bao gồm PDF). Nếu bạn chỉ xem tệp trong trình xem Drive (như với PDF gốc), bạn sẽ không thể chuyển đổi sang định dạng khác từ đó; bạn có thể chú thích tệp, nhưng tệp vẫn sẽ là PDF khi bạn lưu. Nếu bạn muốn kết hợp nhiều tệp PDF thành một, hãy tìm hiểu cách thực hiện. hợp nhất nhiều tệp thành một tệp PDF duy nhất để quản lý nó từ Android.
Một điều khá khó hiểu là mở tệp Word .docx trong Google Docs mà không chuyển đổi tệp đó sang định dạng gốc của Google. Trong những trường hợp này, tùy chọn "Tải xuống dưới dạng PDF" đôi khi không xuất hiện hoặc những gì bạn có thể làm bị hạn chế.Trên máy tính, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách vào Tệp > Lưu dưới dạng Google Tài liệu; thao tác này sẽ mở toàn bộ menu xuất. Trên Android, nếu bạn thấy các tùy chọn bị cắt, hãy mở tệp từ ứng dụng tương ứng và sử dụng menu "Chia sẻ & Xuất".
Một điểm quan trọng khác: đừng nhầm lẫn tải xuống bản PDF với chia sẻ liên kết hiển thị tệp PDF trong trình duyệt của người nhận. Có hai cách khác nhau: cách đầu tiên tạo một tệp để bạn lưu ở bất cứ đâu bạn muốn; cách thứ hai là tạo một liên kết trỏ đến Drive của bạn và mở trực tuyến. Dưới đây, bạn sẽ thấy cách tạo liên kết trực tiếp đến tệp PDF mà không cần tải xuống.
Tải xuống PDF từ Android: Phương pháp từng bước
Trên điện thoại Android, quy trình sẽ thay đổi đôi chút tùy thuộc vào ứng dụng Google bạn đang sử dụng và phiên bản đã cài đặt. Nếu bạn có Docs, Sheets hoặc Slides, bạn sẽ có thể xuất sang PDF từ thực đơn riêng của họ. Dưới đây là những tuyến đường phổ biến nhất:
Tùy chọn 1: “Lưu dưới dạng” từ ứng dụng Google tương ứng. Lưu dưới dạng > Tài liệu PDF (.pdf). Chấp nhận và tệp sẽ được tải xuống thiết bị của bạn.
Tùy chọn 2: “Gửi bản sao” dưới dạng PDF. Gửi một bản sao > PDFSau đó, hãy quyết định xem có nên lưu vào Drive, gửi qua email hay sử dụng menu chia sẻ của Android để lưu vào ứng dụng khác.
Những yêu cầu bạn không nên quên: ứng dụng cụ thể: Docs, Sheets hoặc Presentations (Tài liệu cho tài liệu, Trang tính cho trang tính và Bản trình bày cho trang chiếu). Ví dụ: nếu bạn thử chuyển đổi trang tính bằng ứng dụng Tài liệu, bạn sẽ không thấy tùy chọn này. Nếu bạn đang làm việc với từng hình ảnh và ảnh riêng lẻ, cũng có tùy chọn chuyển đổi ảnh sang PDF trực tiếp từ điện thoại di động của bạn.
Tệp PDF được lưu ở đâu? Tùy thuộc vào cài đặt của bạn, Nó sẽ được lưu trong bộ nhớ cục bộ của bạn (thư mục tải xuống) hoặc trong Google Drive của bạn Nếu bạn chọn tùy chọn đó khi chia sẻ hoặc gửi, bạn có thể di chuyển hoặc đổi tên sau mà không gặp vấn đề gì.
Xuất từ bảng tính: XLSX, ODS, CSV và TSV
Đối với bảng tính, Google Trang tính có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các định dạng Excel (XLSX), OpenDocument (ODS) và văn bản. chẳng hạn như CSV và TSV. Quy trình này giống hệt như trên, nhưng mọi thứ đều được thực hiện trong ứng dụng Trang tính.
Tham khảo các bước trên Android: Mở trang tính trong Google Trang tính, chạm vào ⋮, đi tới Chia sẻ & Xuất > Lưu dưới dạngvà chọn định dạng phù hợp. Nếu bạn muốn PDF, hãy chọn “PDF Document (.pdf)”; nếu bạn đang tìm kiếm CSV Để nhập vào một công cụ khác, hãy chọn “Giá trị phân tách bằng dấu phẩy”.
Tại sao nó hữu ích? Bởi vì CSV và TSV là lựa chọn hoàn hảo để di chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng.và XLSX/ODS giữ nguyên các cấu trúc phức tạp khi bạn có công thức, kiểu và nhiều tab. Trong trường hợp PDF, chế độ xem in được giữ nguyên; hãy điều chỉnh lề và hướng nếu cần.
Hãy nhớ rằng, giống như với Docs và Slides, Nếu trang tính không mở ở chế độ chỉnh sửa Trang tính (ví dụ, nếu bạn chỉ xem trong Drive), các tùy chọn chuyển đổi sẽ không xuất hiện.
Xuất từ Tài liệu: DOCX, ODT, RTF và TXT
Với Google Docs, ngoài PDF, bạn có thể tạo các phiên bản Microsoft Word (DOCX), OpenDocument (ODT), văn bản có định dạng (RTF) hoặc văn bản thuần túy (TXT). Nếu trình soạn thảo mở tệp đó, nó sẽ xuất tệp đó ra.
Tuyến đường điển hình trên Android là: mở tệp trong Google Docs, chạm vào ⋮ > Chia sẻ & Xuất > Lưu dưới dạngvà chọn định dạng. Điều này hữu ích khi bạn được yêu cầu "gửi cho tôi trong Word" hoặc khi bạn cần một tệp TXT sạch để dán vào một công cụ khác không có kiểu. Nếu sau này bạn cần chỉnh sửa PDF do đó, có những công cụ cụ thể cho việc này.
Nếu bạn thấy có những hạn chế (ví dụ: chương trình chỉ cho phép bạn xuất ra tệp .docx), có thể bạn đang làm việc trên tệp Word mà không chuyển đổi sang định dạng gốc. Khi điều đó xảy ra, hãy thử mở nó trên máy tính của bạn và sử dụng Tệp > Lưu dưới dạng Google Tài liệu; từ đó, các tùy chọn trở lại bình thường.
Trong các tài liệu có bảng, hình ảnh hoặc nhiều cột, đôi khi đầu ra PDF sẽ di chuyển một số phần tử. Xem trước và điều chỉnh thụt lề, ngắt trang hoặc hướng để có kết quả trung thực hơn với những gì bạn thấy trên màn hình.
EPUB để đọc trên eReader và HTML nén
Nếu bạn có một văn bản dài mà bạn thích đọc trên máy đọc sách điện tửGoogle Docs cho phép xuất sang EPUB, định dạng chuẩn được nhiều thiết bị đọc sách điện tử chấp nhận.
Trên Android, hãy mở tài liệu văn bản trong Google Docs và đi tới ⋮ > Chia sẻ & Xuất > Lưu dưới dạng > Xuất bản EPUBTính năng này dành cho tài liệu văn bản; nếu bản gốc là PDF, bạn không thể chuyển đổi trực tiếp từ Docs vì PDF sẽ mở trong trình xem Drive.
Bạn cũng có thể tạo ra một website từ một tài liệu. Trong Google Docs, tùy chọn "Trang Web (.html, nén)" sẽ tạo một tệp ZIP chứa HTML và các tài nguyên (kiểu và hình ảnh). Trên thiết bị di động, tùy chọn này được quản lý từ cùng menu "Chia sẻ & Xuất > Lưu dưới dạng".
ZIP này là lý tưởng nếu bạn cần tải nội dung lên dưới dạng trang tĩnh hoặc chia sẻ tệp HTML dễ mở trên bất kỳ trình duyệt nào mà không làm mất định dạng.
Khi tùy chọn PDF không xuất hiện hoặc bị lỗi: các mẹo hữu ích
Có hai tình huống điển hình: Hoặc là tùy chọn đúng không xuất hiện hoặc tệp PDF xuất hiện ở định dạng lạ.Sau đây là những giải pháp thay thế thường giải quyết được vấn đề này trong vài phút.
Thủ thuật "In". Mở tài liệu, sử dụng Tệp > In (hoặc Ctrl/Cmd + P trên máy tính) và thay đổi đích đến thành "Lưu dưới dạng PDF" hoặc "Microsoft Print to PDF" trong Windows. Thao tác này sẽ tránh được một số hạn chế của hộp thoại xuất và coi tài liệu như đã sẵn sàng để in.
Trước tiên hãy chuyển sang Google Docs. Nếu bạn làm việc với tệp .docx được mở trong Google Docs nhưng chưa được chuyển đổi, trước tiên hãy lưu dưới dạng Google Doc (trên máy tính của bạn: Tệp > Lưu dưới dạng Google Docs). Sau đó, tệp PDF xuất ra thường sẽ hiển thị chính xác như bạn cần.
Chia sẻ liên kết trực tiếp đến tệp PDF. Nếu bạn không muốn tải xuống bất kỳ nội dung nào, hãy tạo liên kết để xuất tài liệu sang PDF ngay lập tức: sao chép liên kết có thể chia sẻ đến tài liệu và đổi đuôi "/edit" thành "/".xuất?format=pdf”. Liên kết này cho phép bạn xem hoặc tải xuống tệp PDF trực tiếp trên trình duyệt của người nhận.
Bộ chuyển đổi bên ngoài khi bạn cần kiểm soát nhiều hơn. Nếu bạn muốn hoàn thiện bố cục và các tùy chọn gốc không thuyết phục, bạn có thể tải xuống tệp dưới dạng Word (.docx) và chuyển nó qua một trình chuyển đổi chuyên dụng như Lumin hoặc SmallpdfLumin cho phép bạn lưu PDF vào máy tính hoặc Google Drive; Mặt khác, Smallpdf không trực tiếp chấp nhận Google Doc, nhưng nó chuyển đổi Word sang PDF và tích hợp với Google Drive và Dropbox để nhập/lưu. Sử dụng chúng khi bạn cần OCR, nén thêm hoặc tinh chỉnh.
Tải xuống từ máy tính: Drive và Google Docs
Mặc dù chúng ta đang tập trung vào Android, nhưng bạn cũng nên nhớ cách nó hoạt động trên máy tính để bàn trong trường hợp bạn chuyển đổi giữa thiết bị di động và PC. Trong Google Docs (web): Tệp > Tải xuống > Tài liệu PDF (.pdf). Nó sẽ được tải xuống thư mục tải xuống mặc định của bạn.
Trên Google Drive (web), nếu bạn chỉ muốn tải xuống tệp khi nó được tải lên, nhấp chuột phải vào tệp đó và nhấp vào "Tải xuống". Nếu bạn muốn chuyển đổi sang định dạng khác, trước tiên hãy mở tệp đó trong ứng dụng web tương ứng (Docs, Sheets hoặc Slides) và sử dụng menu Tải xuống/Xuất.
Lái xe trên web có một lưu ý quan trọng: Nếu bạn chặn cookie của bên thứ ba trong trình duyệt của mình, quá trình tải xuống có thể không thành công.Drive sử dụng cookie của bên thứ ba để giao tiếp với máy chủ tải xuống an toàn. Chúng tôi sẽ giải thích cách chỉ cho phép chúng trên Drive bên dưới.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng nếu chủ sở hữu tệp đã xóa quyền in, sao chép hoặc tải xuống, những hành động đó sẽ xuất hiện bị vô hiệu hóaTrong trường hợp đó, hãy yêu cầu chủ sở hữu tài liệu thay đổi cài đặt hoặc chia sẻ liên kết chỉ xem nếu cần.
Khắc phục sự cố: Quyền, Cookie và Tiện ích mở rộng
Quyền đã bị vô hiệu hóa. Nếu bạn thấy tùy chọn tải xuống bị mờ hoặc không xuất hiện, có thể là do hạn chế của chủ sở hữu của tệp. Yêu cầu họ bật chức năng in/tải xuống/sao chép cho vai trò của bạn (người đọc hoặc người bình luận) hoặc cấp cho bạn quyền biên tập nếu phù hợp.
Cookie của bên thứ ba trong Chrome (phiên bản web của Drive). Để tiếp tục chặn cookie của bên thứ ba nói chung nhưng vẫn cho phép tải xuống trong Drive, hãy truy cập chrome: // settings / cookies, tìm kiếm “Các trang web có thể sử dụng cookie của bên thứ ba” và thêm drive.google.com. Kiểm tra xem các tên miền như vậy có nằm trong danh sách “Các trang web không bao giờ được sử dụng cookie” hay không. googleusercontent.com, drive.google.com hoặc google.com.
Tiện ích mở rộng trình duyệt. Nếu tải xuống không thành công trên máy tính của bạn, hãy thử hủy kích hoạt tất cả các tiện ích mở rộng và kích hoạt lại từng cái một để tìm hiểu xem có ứng dụng nào đang can thiệp vào Drive hoặc Docs không. Những ứng dụng chặn nội dung hung hăng thường là thủ phạm.
PDF có định dạng khác nhau. Việc xuất sang PDF có thể làm thay đổi chi tiết trong các tài liệu phức tạp (bảng, cột, hình ảnh đã thay đổi kích thước). Sử dụng chế độ xem in, thay đổi lề, hướng hoặc kích thước trangvà cân nhắc phương pháp "In" để có tệp PDF chính xác hơn, hoặc xuất sang Word và chuyển đổi bằng dịch vụ chuyên dụng. Để chỉnh sửa PDF nâng cao, bạn có thể sử dụng các trình chỉnh sửa như PDFgear.
Tôi chỉ thấy .docx là một file tải xuống. Đây là một manh mối cho thấy bạn tiếp tục làm việc trên một .docx chưa được chuyển đổiChuyển đổi sang Google Doc từ web để mở khóa đầy đủ các tùy chọn xuất hoặc chạm vào tùy chọn "In" để in PDF.
Tại sao PDF lại là một ý tưởng tuyệt vời trên thiết bị di động
Định dạng PDF có một số ưu điểm khi soạn thảo tài liệu trên Android. Giảm kích thước của nhiều tập tin so với phiên bản có thể chỉnh sửa tương đương, lý tưởng nếu bạn thiếu dữ liệu hoặc dung lượng lưu trữ trên điện thoại di động.
Ngoài ra, PDF duy trì thiết kế và làm cho việc chỉnh sửa trở nên khó khănỨng dụng này hoàn hảo để gửi đề xuất, báo cáo hoặc CV mà không có bất kỳ lỗi hoặc thay đổi nào khi mở trong các ứng dụng khác.
Một đức tính khác là giữ nguyên chất lượng của văn bản và hình ảnh rất tốt và có thể được bảo vệ bằng mật khẩu. Điều này mang lại cho bạn sự cân bằng tuyệt vời giữa tính di động, khả năng trình bày và bảo mật khi chia sẻ qua email hoặc tin nhắn.
Nếu sau này bạn cần chỉnh sửa nội dung, bạn có thể chuyển đổi PDF sang định dạng có thể chỉnh sửa (ví dụ: sang Word) bằng các công cụ OCR. Trong Drive, việc mở tệp PDF bằng Google Docs sẽ cố gắng sử dụng OCR để trích xuất văn bản; nếu kết quả không như mong đợi, bạn có thể sử dụng các trình chuyển đổi của bên thứ ba và tải tệp kết quả lên Google Docs. Để trích xuất thông tin và tạo tóm tắt tự động, bạn có thể sử dụng các giải pháp AI xử lý tệp PDF và tạo Tóm tắt AI.
Mẹo thực tế để làm việc nhanh hơn
Hãy đổi tên tệp càng sớm càng tốt. Khi bạn tạo một tài liệu mới, nó sẽ được gọi là "Tài liệu chưa có tiêu đề". Nhấn vào tiêu đề ở trên và nhập tên mô tả để tránh các phiên bản trùng lặp và đảm bảo tệp PDF của bạn đã được in với tên chính xác.
Chuẩn bị tài liệu để xuất khẩu. Nếu bạn định xuất khẩu PDF trông chuyên nghiệpKiểm tra ngắt trang, đầu trang và chân trang. Trong bảng tính, hãy điều chỉnh vùng in và tỷ lệ để bảng không bị cắt mất.
Sự khác biệt giữa lưu và chia sẻ. Lưu dưới dạng PDF sẽ tạo ra một tệp mà bạn có thể kiểm soát; chia sẻ liên kết /export?format=pdf Trỏ đến phiên bản trực tuyến. Chọn phương pháp dựa trên nhu cầu kiểm soát bản sao hay chỉ xem.
Hãy thông minh khi sử dụng các dịch vụ bên ngoài. Nếu bạn chọn Lumin hoặc Smallpdf, hãy cân nhắc tính bảo mật của tài liệu. Các công cụ của Smallpdf mã hóa dữ liệu truyền tải bằng TLS và cung cấp các công cụ chỉnh sửa, ký và nén. Tuy nhiên, đối với tài liệu nhạy cảm, hãy cân nhắc sử dụng các giải pháp cục bộ hoặc tính năng xuất dữ liệu gốc của Google bất cứ khi nào có thể.
Những câu hỏi nhanh để giải đáp thắc mắc
Tôi có thể chuyển đổi PDF sang định dạng khác trên Android bằng Google không? Bạn không thể mở tệp PDF trong Documents để xuất tệp đó.; tệp sẽ xuất hiện trong trình xem Drive và sẽ vẫn ở dạng PDF khi được lưu. Để chỉnh sửa nội dung, hãy sử dụng OCR (mở dưới dạng Google Docs) hoặc trình chuyển đổi Word.
"Lưu dưới dạng" hay "Gửi bản sao" thì tốt hơn? Điều này tùy thuộc vào luồng bạn đang tìm kiếm. "Lưu dưới dạng" thường tải trực tiếp xuống điện thoại di động; “Gửi bản sao” cho phép bạn chọn đích đến (Drive, email, ứng dụng chia sẻ). Hãy chọn đích đến phù hợp nhất với bạn.
Tại sao nó không tôn trọng phông chữ của tôi? Nếu người nhận không có phông chữ cụ thể, PDF nhúng hoặc thay thế phông chữ Tùy thuộc vào cấu hình. Để có độ trung thực cao hơn, hãy sử dụng phông chữ chuẩn hoặc xuất bằng tùy chọn in, đôi khi sẽ cải thiện bố cục.
Tôi có thể tự động hóa liên kết PDF không? Có. Với mẫu /export?format=pdf ở cuối liên kết, bạn chia sẻ một truy cập trực tiếp vào PDF Luôn cập nhật tài liệu của bạn. Kiểm soát quyền truy cập để chỉ những người được phép xem tài liệu.
Điều gì xảy ra nếu tôi chặn cookie và Drive không tải xuống? Hãy vào cài đặt trình duyệt của bạn và Chỉ cho phép cookie của bên thứ ba đối với drive.google.com. Kiểm tra xem googleusercontent.com có bị chặn không và thử lại.
Với các phím tắt và phương pháp hay nhất này, việc chuyển từ Google Docs sang PDF trên Android chỉ mất vài giây, ngoại trừ một số trường hợp cụ thể có quyền hoặc định dạng không theo quy định. ứng dụng chỉnh sửa chính xác, bạn sẽ có một tệp PDF sẵn sàng để chia sẻ, in hoặc lưu trữ mà không gặp bất kỳ vấn đề nào.
