Cách thiết lập và sử dụng hồ sơ công việc trên Android

Ngày nay, điện thoại di động đã trở thành công cụ chính để quản lý cả cuộc sống cá nhân và công việc. Tính chất hai mặt này thường khiến tất cả các liên hệ, ứng dụng và dữ liệu của chúng ta bị đan xen vào nhau, khiến chúng ta khó phân biệt được khi nào công việc kết thúc và khi nào cuộc sống cá nhân bắt đầu. Android đã xem xét đến tình huống này và để giải quyết, một số phiên bản hiện cho phép bạn cấu hình hồ sơ công việc, một tính năng mang lại sự ngăn nắp, riêng tư và sự an toàn kỹ thuật số cho cuộc sống hàng ngày của bạn.

Nếu bạn đang tìm cách tách biệt hiệu quả không gian làm việc và cá nhân trên Android, đây là hướng dẫn toàn diện và mới nhất. Chúng tôi sẽ giới thiệu về hồ sơ công việc, cách thiết lập từng bước, ưu điểm và hạn chế của nó, cùng các giải pháp thay thế khác dành cho những người không thể hoặc không muốn sử dụng tính năng chính thức này. Bằng cách này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về mọi thứ liên quan đến hồ sơ công việc trên Android.

Hồ sơ công việc trên Android là gì và nó được sử dụng để làm gì?

Hồ sơ công việc là một tính năng có trong các thiết bị Android hiện đại, cho phép bạn có hai không gian hoàn toàn khác nhau trên cùng một điện thoại: Một hồ sơ dành cho đồ dùng cá nhân và một hồ sơ dành riêng cho công việc. Mỗi hồ sơ đều chứa các ứng dụng, danh bạ, cài đặt và dữ liệu riêng; thực tế, Bạn có thể có hai phiên bản của cùng một ứng dụng (ví dụ: WhatsApp, Outlook hoặc Gmail), mỗi phiên bản có cài đặt và tài khoản riêng.

Tạo hồ sơ chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp trên Instagram

Ưu điểm và lý do để thiết lập hồ sơ công việc

Phân tách hoàn toàn dữ liệu và ứng dụng: Công ty của bạn chỉ quản lý công việc mà không truy cập vào các tệp cá nhân của bạn.
Tiết kiệm không gian và tài nguyên: Hãy quên việc mang theo hai chiếc điện thoại đi; mọi thứ đều được tập trung và tách biệt thành một.
Cải thiện quyền riêng tư và bảo mật: Hồ sơ công việc sử dụng mã hóa và chính sách độc quyền, bao gồm xác thực mạnh và kiểm soát ứng dụng riêng lẻ.
Kiểm soát thông báo: Bạn có thể kích hoạt hoặc tạm dừng hồ sơ công việc của mình dựa trên lịch trình, chỉ nhận thông báo khi bạn quyết định.
Tùy chỉnh trực quan: Mỗi hồ sơ có thể có hình nền và màn hình khóa riêng, giúp bạn dễ dàng xác định không gian mình đang ở.

Đối với các doanh nghiệp quản lý thiết bị di động, hồ sơ công việc giúp đảm bảo tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và bảo mật, cũng như thực thi các biện pháp kiểm soát độc quyền đối với ứng dụng, việc sử dụng dữ liệu và tuân thủ chính sách.

Những thay đổi nào trên điện thoại của bạn sau khi kích hoạt hồ sơ công việc?

Khi bạn kích hoạt hồ sơ công việc trên Android, bạn sẽ nhận thấy một số khác biệt đáng chú ý:

Phần ứng dụng kép: Trong ngăn kéo ứng dụng và trên nhiều mẫu máy, trên màn hình chính, bạn sẽ thấy hai nhóm ứng dụng: cá nhân và công việc. Các ứng dụng trong hồ sơ công việc của bạn có thể dễ dàng được xác định bằng biểu tượng của một chiếc cặp, hiển thị bên cạnh logo tiêu chuẩn của mỗi ứng dụng.
Quản lý thông báo độc lập: Bạn có thể tắt tiếng hoặc tạm dừng các ứng dụng và thông báo từ hồ sơ công việc theo ý muốn mà không ảnh hưởng đến thông báo cá nhân.
Truy cập dễ dàng và nhanh chóng: Bạn có thể chuyển đổi giữa hai cấu hình từ Cài đặt nhanh, ngăn kéo ứng dụng hoặc cài đặt Android.
Tùy chỉnh khác biệt: Một số mẫu cho phép bạn cài đặt hình nền, nhạc chuông và màn hình khóa khác nhau cho từng không gian.

Ngoài ra, tổ chức của bạn có thể tự động cài đặt các ứng dụng công việc trên hồ sơ chuyên môn của bạn, kiểm soát thời gian sử dụng của từng ứng dụng công việc và xác định các quyền và hạn chế cụ thể.

Thiết bị của bạn hỗ trợ những hồ sơ công việc nào?

Hầu hết các điện thoại Android có Android 7.0 (Nougat) trở lên Hãy bật tính năng này, mặc dù trên các mẫu máy cũ hơn, tính năng này có thể khả dụng bắt đầu từ Android 5.0. Để kiểm tra xem bạn đã có hoặc có thể tạo hồ sơ công việc hay chưa, hãy làm theo các bước sau:

Nhập vào Cài đặt từ điện thoại của bạn.
Đi đến Mật khẩu và tài khoản hoặc tìm kiếm trực tiếp “hồ sơ công việc” ở thanh trên cùng.
Nếu điện thoại của bạn đã tạo hồ sơ, bạn sẽ thấy một tab riêng có tên "Công việc", nơi bạn có thể quản lý các tùy chọn công việc của mình.
Bạn cũng có thể tìm thấy các ứng dụng công việc trong tab "Công việc" trong ngăn kéo ứng dụng.

Cách thiết lập hồ sơ công việc trên Android

Cách bạn kích hoạt hồ sơ công việc phụ thuộc vào việc tổ chức của bạn quản lý thiết bị bằng nền tảng MDM (chẳng hạn như Intune, Google Device Policy, IBM MaaS360, Cisco Meraki, v.v.) hay bạn quản lý chúng riêng lẻ.

Hướng dẫn từng bước để tự thiết lập

Truy cập vào Cài đặt của thiết bị và chạm vào tùy chọn Google.
lựa chọn cấu hình và khôi phục và sau đó chọn Thiết lập hồ sơ công việc của bạn.
Hệ thống sẽ yêu cầu bạn chấp nhận các điều khoản sử dụng và quyền riêng tư cụ thể.
Trong hầu hết các trường hợp, nó sẽ yêu cầu bạn quét một QR code do công ty bạn cung cấp hoặc nhập mật khẩu/mã chữ số.
Tải ứng dụng Chính sách thiết bị Android từ Google Play, nếu bạn chưa cài đặt.
Trong ứng dụng, hãy chọn tùy chọn "Nhập mã". Nếu bạn không có mã, hãy làm theo tùy chọn "Không có mã?", nhấp vào liên kết được cung cấp và chọn tùy chọn để bắt đầu. bản demo miễn phí.
Sau đó, một sẽ được tạo ra mã kiểm tra với nó bạn có thể tạo phân vùng công việc, ngay cả khi không liên kết với công ty nào.
Khi quá trình hoàn tất, hệ thống sẽ tạo phân vùng và hồ sơ công việc của bạn sẽ sẵn sàng để sử dụng.

Nếu bạn đang đăng ký thiết bị trong nền tảng doanh nghiệp (MDM/UEM), bạn thường sẽ làm theo quy trình hướng dẫn từ ứng dụng quản lý (ví dụ: ứng dụng miễn phí để chấm công tại nơi làm việc):

Cài đặt ứng dụng quản lý (ví dụ: Intune Enterprise Portal) từ Google Play.
Đăng nhập bằng tài khoản công ty của bạn và làm theo hướng dẫn trên màn hình để tạo và kích hoạt hồ sơ công việc của bạn.
Quá trình này bao gồm việc xem xét chính sách bảo mật, chấp nhận các điều khoản và chờ cấu hình tự động cho hồ sơ và ứng dụng công việc của bạn.

Tạm dừng và kích hoạt lại hồ sơ công việc

Để tránh bị gián đoạn ngoài giờ làm việc, bạn có thể tạm dừng hồ sơ công việc tạm thời. Điều này có nghĩa là các ứng dụng công việc sẽ ngừng gửi thông báo, không tiêu tốn dữ liệu hoặc pin và không hoạt động cho đến khi được kích hoạt lại.

Từ cài đặt nhanh: Vuốt xuống thanh trạng thái, tìm thẻ “Công việc” (biểu tượng cặp) và sử dụng nút chuyển đổi để tạm dừng hoặc kích hoạt.
Từ tab “Công việc” trong Ứng dụng: Truy cập ngăn kéo ứng dụng, đi tới tab "Công việc" và sử dụng nút chuyển đổi. Đơn xin việc.
Từ Cài đặt: Nhập vào Cài đặt > Kỹ thuật số hạnh phúc o Hồ sơ công việc và kích hoạt hoặc hủy kích hoạt hồ sơ cho phù hợp.

Các ứng dụng công việc sẽ mờ đi (màu xám) khi hồ sơ bị tạm dừng và sẽ trở lại màu bình thường khi bạn kích hoạt lại.

Thiết lập lịch trình tự động

Android cho phép bạn xác định một thời gian dự kiến đối với hồ sơ công việc, để hồ sơ được tự động kích hoạt và hủy kích hoạt dựa trên ngày và giờ làm việc của bạn:

Mở ứng dụng Cài đặt.
Đi đến Sức khỏe kỹ thuật số và Kiểm soát của cha mẹ.
Truy cập vào Hồ sơ công việc và hoạt động Tạo lịch trình.
Chọn giờ và ngày trong tuần mà bạn muốn duy trì hồ sơ công việc của mình.

Cách xác định và quản lý đơn xin việc

Tất cả các ứng dụng trong hồ sơ công việc trên Android đều được phân biệt bằng huy hiệu cặp trên biểu tượng của chúng.Một số trợ lý giọng nói hoặc trình đọc màn hình cũng cảnh báo bạn bằng cách nói "work" trước tên ứng dụng.

Bạn có thể tìm thấy các ứng dụng công việc trong một tab chuyên dụng trong ngăn kéo ứng dụng ("Công việc").
Trên một số thiết bị, thư mục "Công việc" sẽ tự động được tạo trên màn hình chính với các phím tắt đến các ứng dụng này.
Để cài đặt thêm ứng dụng công việc, hãy mở phiên bản Google Play Store dành cho công việc, cũng được xác định bằng cặp tài liệu, và yêu cầu các ứng dụng cần thiết từ bộ phận CNTT của bạn.

Nếu bạn thấy các phiên bản trùng lặp của cùng một ứng dụng (ví dụ: hai ứng dụng Gmail), hãy luôn sử dụng ứng dụng được đánh dấu bằng cặp cho mục đích công việc.

Công ty của bạn có thể xem và quản lý những gì?

Trong hồ sơ công việc, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật hoặc CNTT chỉ có thể quản lý dữ liệu công việc, ứng dụng và cài đặt. Không ai trong công ty bạn có thể truy cập ứng dụng, tệp, tin nhắn hoặc cài đặt cá nhân của bạn. Họ cũng không thể đặt lại hoặc xóa hoàn toàn thiết bị của bạn: họ chỉ có thể xóa hoặc sửa đổi hồ sơ công việc của bạn mà không ảnh hưởng đến không gian riêng tư của bạn.

Công ty có thể:

Cài đặt, cập nhật hoặc xóa các ứng dụng công việc.
Triển khai và giám sát các chính sách bảo mật (chẳng hạn như mật khẩu, mã hóa, xác thực hai yếu tố, v.v.).
Kiểm soát một số tùy chọn quản lý, chẳng hạn như quyền truy cập vào danh sách liên hệ chuyên nghiệp hoặc thời gian sử dụng ứng dụng kinh doanh.

Các lựa chọn thay thế khác nếu điện thoại di động hoặc công ty của bạn không hỗ trợ hồ sơ công việc

Nhiều người dùng trên Android

Có thể cho phép nhiều người dùng trên cùng một điện thoại Android để tách biệt không gian cá nhân và công việc.

Truy cập vào Cài đặt > Tùy chọn hệ thống > Nhiều người dùng o Tài khoản người dùng.
Bật tính năng này (thường bị tắt theo mặc định).
Tạo người dùng mới và tùy chỉnh cho phù hợp với công việc. Bạn có thể cài đặt ứng dụng và cấu hình thông báo cho từng người dùng riêng biệt.

Xin lưu ý rằng một số cài đặt như Wi-Fi hoặc cập nhật có thể được chia sẻ giữa người dùng.

Không gian kép và ứng dụng trùng lặp

Một số điện thoại (ví dụ như Xiaomi) cung cấp tùy chọn tạo "không gian thứ hai", cho phép hai hệ thống, ứng dụng và cài đặt hoàn toàn riêng biệt, như thể bạn có hai điện thoại trong một. Điều này lý tưởng cho những người tìm kiếm sự riêng tư và tách biệt hoàn toàn mà không cần hồ sơ công việc chính thức.

Một giải pháp thay thế khác là sao chép các ứng dụng bằng các công cụ như dropbox Giấy, cho phép bạn cài đặt hai phiên bản của cùng một ứng dụng để quản lý chúng bằng các tài khoản khác nhau.

dual SIM

Nếu điện thoại của bạn hỗ trợ hai SIM (bao gồm eSIM), bạn có thể dễ dàng tách biệt các cuộc gọi, tin nhắn và dữ liệu di động giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Bạn chỉ cần thêm cả hai thẻ và cấu hình tùy chọn của chúng trong Cài đặt > Mạng và Internet > Thẻ SIM.

Kỹ thuật số hạnh phúc

Cách xóa hồ sơ công việc của bạn

Nếu bạn quyết định ngừng sử dụng hồ sơ công việc, bạn có thể xóa hoàn toàn hồ sơ đó miễn là điện thoại đó là của bạn hoặc công ty bạn đã cho phép.

Đi đến Cài đặt > Mật khẩu và tài khoản.
Chọn tab Làm việc.
Bấm vào Xóa hồ sơ công việc để xóa toàn bộ dữ liệu và các ứng dụng liên quan.
Đảm bảo rằng ứng dụng Device Policy cũng đã được gỡ cài đặt.

Nếu bạn muốn xóa tất cả ứng dụng và dữ liệu khỏi cả hai hồ sơ, bạn sẽ cần khôi phục cài đặt gốc trên thiết bị của mình.

Những hạn chế có thể xảy ra khi kích hoạt hồ sơ công việc

Tiêu thụ lưu trữ: Hồ sơ công việc tạo ra một phân vùng ảo, do đó nó sẽ cài đặt các ứng dụng công việc trùng lặp, làm tăng mức sử dụng bộ nhớ trong.
Tác động đến hiệu suất và pin: Sử dụng hai cấu hình với các ứng dụng khác nhau có thể làm tăng mức sử dụng tài nguyên và pin, đặc biệt nếu thiết bị của bạn cũ hoặc có dung lượng lưu trữ hạn chế.
Thông báo trùng lặp: Việc nhận thông báo từ cả tài khoản cá nhân và công việc có thể trở nên quá tải nếu bạn không quản lý đúng quyền ứng dụng.
Quản lý phức tạp hơn: Hai môi trường cùng tồn tại đòi hỏi một mức độ tổ chức nhất định để tránh trộn lẫn các tác vụ hoặc mất quyền kiểm soát dữ liệu.

Tuy nhiên, nếu điện thoại của bạn ở tình trạng tốt và bạn quản lý ứng dụng tốt, những bất lợi này sẽ không đáng kể so với những lợi ích về năng suất, quyền riêng tư và sức khỏe số.

Hồ sơ công việc trên Android đã cách mạng hóa cách bạn quản lý cuộc sống chuyên nghiệp và cá nhân trên một thiết bị duy nhất. Việc tách biệt ứng dụng, dữ liệu và thông báo mang lại cho bạn quyền kiểm soát, quyền riêng tư và sự an tâm, cho phép bạn tập trung vào từng lĩnh vực khi thực sự cần thiết. Chia sẻ thông tin này để nhiều người biết cách thiết lập hồ sơ công việc trên Android..