Bạn đã bao giờ tự hỏi liệu email của bạn có thực sự được người nhận đọc hay không? Nếu bạn là người dùng Gmail, có khả năng kích hoạt chức năng cho phép bạn nhận đọc biên nhận hoặc sử dụng các công cụ bên ngoài cho mục đích này. Mặc dù có vẻ phức tạp nhưng việc kích hoạt hoặc thêm xác nhận đã đọc trong Gmail là dễ dàng hơn bạn tưởng tượng. Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn đầy đủ, bạn đã đến đúng nơi.
Chức năng này đặc biệt hữu ích trong lĩnh vực chuyên môn, cho phép biết chính xác hơn liệu thông tin quan trọng bạn gửi đã đến chưa trong tay đúng người. Tuy nhiên, nó không có sẵn theo mặc định trong tất cả các phiên bản Gmail, điều này khiến bài viết này trở thành một công cụ thiết yếu để xóa tan nghi ngờ của bạn.
Biên nhận đã đọc trong Gmail là gì?
Biên nhận đã đọc trong Gmail là công cụ thông báo cho người gửi khi email đã được người nhận mở. Nó là một công cụ quan trọng cho những người cần chắc chắn về tương tác với email đã gửi. Điều này đặc biệt có giá trị đối với bối cảnh kinh doanh, giáo dục hoặc bất kỳ tình huống nào mà việc biết liệu tin nhắn đã được nhận hay chưa là rất quan trọng.
Tuy nhiên, chức năng này không được bật theo mặc định trong tài khoản Gmail cá nhân miễn phí. Nó chỉ dành cho người dùng Google Workspace (trước đây gọi là G Suite) trong các gói thanh toán của mình.
Cách bật xác nhận đã đọc trong Google Workspace
Nếu có tài khoản Gmail được liên kết với Google Workspace, bạn có thể kích hoạt chức năng này nhờ cấu hình do quản trị viên của bạn thực hiện. Đây là các bước để làm theo:
- Truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
- Đi tới phần “Ứng dụng” và chọn “Gmail” từ các tùy chọn được liệt kê.
- Trong “Cài đặt người dùng”, hãy bật tùy chọn đọc xác nhận.
Quan trọng: Chỉ quản trị viên tài khoản mới có quyền thực hiện các cài đặt này. Nếu bạn là người dùng, bạn sẽ cần yêu cầu thay đổi này.
Các bước để yêu cầu biên nhận đã đọc
Sau khi quản trị viên bật tính năng này, đây là các bước để yêu cầu biên nhận đã đọc khi soạn email:
- Mở Gmail và chọn tùy chọn “Soạn thư”.
- Viết email như bình thường.
- Nhấp vào ba dấu chấm dọc nằm ở góc dưới bên phải của trình chỉnh sửa ("Tùy chọn khác").
- Chọn “Yêu cầu biên nhận đã đọc” rồi gửi email.
Người nhận sẽ nhận được thông báo yêu cầu họ xác nhận xem họ đã đọc email chưa và bạn sẽ được thông báo khi nhận được xác nhận này.
Các lựa chọn thay thế cho tài khoản Gmail cá nhân
Nếu bạn chỉ có tài khoản Gmail miễn phí, đừng lo lắng, bạn vẫn có thể thêm biên nhận đã đọc bằng cách sử dụng tiện ích mở rộng chrome bên ngoài thích Dấu vết thư. Công cụ này là một trong những công cụ phổ biến nhất do tính dễ sử dụng và chức năng của nó.
Mailtrack hoạt động thông qua một hệ thống theo dõi xác định khi nào một email đã được mở, hiển thị kiểm tra kỹ tương tự như kiểm tra các ứng dụng như WhatsApp. Để cài đặt nó, hãy làm theo các bước sau:
- Truy cập vào Chrome Web Store và tìm kiếm “Mailtrack”.
- Nhấp vào “Thêm vào Chrome” rồi nhấp vào “Cài đặt tiện ích mở rộng”.
- Kết nối Mailtrack với tài khoản Gmail của bạn bằng cách cấp các quyền cần thiết.
Sau khi được định cấu hình, mỗi email được gửi sẽ hiển thị dấu kiểm kép màu xanh lục khi người nhận đọc.
Các tùy chọn được đề xuất khác
Ngoài Mailtrack còn có các lựa chọn thay thế như vệt CRM y HubSpot, phục vụ cùng mục đích và cung cấp các chức năng bổ sung:
- Chuỗi CRM: Nó cho phép theo dõi cơ bản, với khả năng theo dõi miễn phí tới 200 email mỗi tháng.
- HubSpot: Hoàn hảo cho việc bán hàng và tiếp thị, nó cung cấp tính năng theo dõi email nâng cao, số lần nhấp vào liên kết và hơn thế nữa.
Cả hai tùy chọn đều rất hữu ích khi tìm kiếm tối ưu hóa quản lý email, đặc biệt là trong bối cảnh chuyên nghiệp.
Giới hạn biên nhận đọc
Điều quan trọng cần lưu ý là biên nhận đã đọc có những hạn chế. Ví dụ: trong các tài khoản họ sử dụng giao thức IMAP, thông báo có thể được gửi tự động khi thư được đánh dấu là đã đọc, ngay cả khi thư đó chưa thực sự được mở. Ngoài ra, người nhận có tùy chọn không đồng ý gửi xác nhận.
Mẹo: Nếu bạn cần thông tin chính xác hơn, hãy cân nhắc sử dụng các nền tảng nâng cao như Mailtrack hoặc Streak CRM.
Biết cách kích hoạt biên nhận đã đọc trong Gmail không còn là điều bí ẩn nữa. Bây giờ bạn có tất cả chìa khóa để triển khai chức năng này và tận dụng tối đa tài khoản Gmail của mình.
